温哥华建筑公司诚聘公关/商务助理

公司简介

Vasto Builders 是一家位于大温地区的建筑及地产开发相关公司。我们长期与地产公司、物业管理公司、strata 管理公司、经纪团队、顾问、承包商、供应商及其他外部合作方进行沟通与合作。

现因公司业务发展需要，诚聘一名 公关及商务对接助理，主要负责代表公司与外部合作方进行日常沟通、关系维护、信息跟进及商务协调，同时协助部分办公室行政事务。

这个岗位适合沟通能力强、表达清晰、做事有条理、性格积极外向，并且希望在地产、建筑、物业管理及商务沟通方向发展的候选人。

岗位概述

本岗位的核心职责是作为公司一方的对接窗口，与地产公司、物业管理公司、strata 管理公司、经纪团队及其他外部合作方保持专业沟通，协助公司推进日常商务协调、信息传递和后续跟进工作。

需要候选人具备较强的沟通能力、判断力和信息整理能力。你需要能够听懂对方真正的需求，抓住重点，判断事情的轻重缓急，并及时向管理层或相关团队反馈。

我们希望找到一位表达有逻辑、做事细心、反应快、愿意主动沟通的人，能够在邮件、电话、会议及面对面沟通中，专业、得体地代表公司形象。

主要工作职责

1. 代表公司与地产公司、物业管理公司、strata 管理公司、经纪团队、顾问、供应商及其他外部合作方进行日常沟通和协调。

2. 通过邮件、电话、会议及面对面交流，保持专业、清晰、友好的沟通方式，维护公司对外形象。

3. 理解外部合作方的需求、问题和关注点，并将重点信息整理后反馈给管理层或相关内部团队。

4. 代表公司参与非营利组织，行业协会等组织举办的活动，积极推动关系建立。

6. 根据实际情况判断事项的重要性和紧急程度，识别潜在风险、敏感问题或合作机会，并及时上报。

7. 协助管理层准备外部会议所需资料，包括背景信息、联系人资料、会议记录、待跟进事项等。

8. 起草、修改及润色商务邮件、介绍信息、会议跟进邮件、感谢邮件及其他对外沟通文件。

9. 维护外部联系人名单、沟通记录、会议纪要及基础商务协调文件。

10. 负责前台接待，接待访客、客户、供应商、快递及其他来访人员，并保持前台及会议区域整洁有序。

11. 负责办公用品、厨房用品的订购及管理，处理信件、快递及日常办公室往来文件。

12. 协助公司财产管理，包括设备登记、借还记录、库存更新及基础行政记录维护。

任职要求

1. 商科、市场营销、传媒、地产、物业管理、酒店管理或相关专业 diploma / degree 优先考虑。

2. 具备 1 至 3 年客户服务、零售、银行、地产、物业管理、市场、公关、商务行政或其他对客岗位经验者优先。

3. 英文听说读写流利，能够独立进行商务邮件、电话及面对面沟通。

4. 性格积极、开朗、自信，愿意与人沟通，能够自然、得体地与不同类型的人打交道。

5. 具备较强的信息整理能力，能够抓重点、做总结，并清晰表达自己的想法。

6. 有良好的判断力和分寸感，知道什么事情需要及时汇报，什么信息需要谨慎处理。

7. 做事细心、有责任心，能够同时跟进多个事项，并保持记录清楚。

8. 具备主动性，愿意主动发现问题并推动事情进展。

9. 熟练使用 Microsoft Office、Google Workspace、Email、Calendar、Excel / Google Sheets 等基础办公软件。

10. 有活动组织、学生会、社团管理、志愿者协调、赞助对接、小团队管理或对外沟通经验者优先。